L’entretien professionnel

L’un de nos clients positionné sur le secteur du conseil. L’un de ses salariés évolue en qualité de consultant junior et souhaite évoluer vers un poste de senior avec notamment des responsabilités en matière d’encadrement. L’entreprise actuellement en pleine croissance envisage à court terme le recrutement de consultants juniors à intégrer, encadrer et rendre rapidement opérationnels. Il sollicite son manager pour structurer son évolution lors de l’entretien professionnel. Le manager envisage de lui confier des responsabilités additionnelles et notamment la tâche de former les nouveaux entrants aux pratiques du cabinet et par la même d’acquérir des compétences en encadrement.

La fiche technique - Entretien professionnel

Définition :

L’entretien professionnel est une obligation actée dans l’ANI du 5 décembre 2003.

L’entretien professionnel est donc une obligation entérinée par la quasi-totalité des accords de branche. L’entretien professionnel est un outil fondamental pour permettre à chaque salarié d’être acteur de sa professionnalisation et de son projet professionnel sur la base de leurs souhaits d’évolution dans l’entreprise, de leur capacité et en cohérence avec les axes de développement stratégiques de l’entreprise.

Acteurs concernés :

les salariés ayant au moins deux ans d’ancienneté.

Il concerne les salariés qui justifient d’au moins deux années d’ancienneté. Il est à l’initiative du dirigeant et/ou du salarié.

Planification :

l’entretien professionnel est programmé au minimum une fois tous les deux ans.

L’entretien professionnel est idéalement planifié pendant le temps de travail avant septembre de chaque année, i.e. après les congés d’été, période propice aux bilans et perspectives et avant la formalisation du plan de formation et les négociations salariales. Distinct des formules d’entretien d’évaluation (non obligatoire), l’entretien professionnel a lieu tous les deux ans. La « bonne période » pour l’organiser se situe de juin à septembre inclus, juste avant l’élaboration du plan de formation et les négociations salariales. La fin de l’année est alors consacrée à l’analyse des entretiens professionnels et à la planification des actions de formation qui en résulte.

Les enjeux de l’entretien professionnel :

anticiper sur l’évolution du poste occupé par le salarié ainsi que ses souhaits.

L’entretien professionnel centré sur le projet professionnel du salarié se distingue de l’entretien annuel d’évaluation centré sur la performance du salarié. Le salarié formule ses motivations et souhaits de carrière ainsi que ses besoins en formation pour y répondre. Le manager présente les axes de développement stratégique de l’entreprise, la prévision des emplois et compétences nécessaires au déploiement de cette stratégie. L’évolution du métier est donc analysée et décortiquée conjointement avec les projets, missions en cours et à venir, la mutation des savoirs faire métier, les attentes du marché pour anticiper sur les actions de formation à initier. Le salarié est donc acteur de sa professionnalisation et de son évolution professionnelle.

Les démarches préliminaires :

Identifier les objectifs, communiquer auprès des IRP et cadrer les managers.

Le dirigeant développe en amont une réflexion sur sa politique de gestion des compétences en cohérence avec ses axes de développement stratégique : positionnement marché, logique d’innovation incrémentale, délocalisation, migration des collaborateurs, évolution fonctionnelle, projet en cours ou à venir, compétences nécessaires etc… Une fois les objectifs clairement identifiés il convient de :
- Aviser les IRP sur cette réflexion stratégique et la finalité des entretiens professionnels : diagnostic et collecte des demandes et besoins en formation nécessaires à la formalisation du plan de formation, réflexion sur les scénarios d’évolution des métiers intrinsèques d’une part, liés aux projets de l’entreprise d’autre part.
- Fournir aux responsables et managers des fiches d’adaptation au poste pour inventorier chacune des compétences nécessaires, ainsi que les méthodes d’entretien.
- Certaines entreprises combinent entretien d'évaluation (performance du salarié) et entretien professionnel (projet professionnel du salarié). Le manager qui mène l'entretien professionnel et annuel informe le salarié de cette double finalité et alternera de fait un rôle d'évaluateur puis d'accompagnateur du salarié.

Modalités de financement :

L’entretien professionnel est intégralement financé par l’entreprise.

La maîtrise de l’entretien professionnel par les managers permet d’optimiser le budget de formation via une analyse plus précise des besoins en formation conduisant à un chiffrage et un besoin de financement adapté à la réalité.
L’entretien professionnel ne fait cependant l’objet d’aucune aide financière au titre de la formation professionnelle. Son coût est intégralement financé par l’entreprise et ne peut être imputable sur le plan de formation ou pris en charge par un OPCA.

Le contenu de l’entretien professionnel :

Bilan, Analyse des projets et sources d’évolution professionnelle, liste des actions de formation envisageables.

L’entretien peut démarrer par un bilan de la situation actuelle et des actions formations déjà suivies par le salarié. Dans un second temps, l’entretien aborde les sources d’évolution professionnelle en termes :
- d’adaptation à son poste de travail conformément à l’obligation de l’employeur en vertu de l’article L-930-1.
- de souhaits individuels permettant notamment de recueillir les besoins DIF, les accords manager/salarié sur l’utilisation du DIF ainsi que les besoins individuels dans le cadre du plan de formation.
Plus généralement, l’entretien vise à identifier le projet professionnel et les compétences à maîtriser pour atteindre ces objectifs, le plan d’action et les modalités pratiques de mise en œuvre.

Engagement au terme de l'entretien professionnel :

Le rapport de synthèse de l'entretien ne constitue pas un accord d'engagement.

Le rapport de synthèse présente donc le bilan actuel, l'adéquation au poste de travail, les aspirations professionnelles, les évolutions métiers, les compétences à acquérir, les besoins en formation corrélés aux objectifs opérationnels et pédagogiques formulés de manière réaliste, séquencé et planifié.
Ce rapport de synthèse est cosigné par le manager et le salarié mais ne constitue nullement un engagement de la part du manager vis-à-vis de son salarié.
Le chef d'entreprise intègre le résultat de ces entretiens en termes de chiffrage, de priorités, de gestion de projet, de compétences nécessaires dans sa réflexion stratégique globale.
L'entretien professionnel est un dispositif central pour la gestion de la formation professionnelle et notamment un échange riche entre le salarié et son manager. Il convient de fait d'assurer un feedback structuré pour répondre aux aspirations professionnelles du salarié et de discuter des modalités pratiques (DIF, formation durant ou hors temps de travail).

Avantages / inconvénients pour l’employeur :

Avantages : L’entretien professionnel est une occasion de créer une relation privilégiée entre le dirigeant, le manager et le salarié centrée sur le projet professionnel et individuel de ce dernier. S’agissant d’une obligation légale, les modalités de mise en œuvre sont désormais plus rigoureuses avec des managers formés à la conduite d’entretien et intègrent de meilleures retranscriptions des résultats auprès de la direction RH.
Inconvénients : Le manque de formation des managers à la conduite de ce type d’entretien peut conduire à une mauvaise interprétation des projets professionnels. Les recommandations qui en résultent en termes de formation et de compétences visées peuvent être imprécises et incohérentes et générer des contentieux et situations conflictuelles.

Avantages / inconvénients pour le salarié :

Avantages : L’entretien annuel est un moment fort et apprécié par le salarié car il permet de faire le point sur ses performances. L’obligation de programmer un entretien professionnel, axé sur le projet professionnel et personnel du salarié sera d’autant plus appréciée.
Inconvénients : Ils tiennent à la qualité du manager qui va mener l’entretien. Il conviendrait que celui-ci soit formé à la conduite de ce type d’entretien, qu’il appartienne idéalement au service et au métier pour optimiser l’interprétation du projet personnel et professionnel du salarié.

Texte de loi - Entretien professionnel

Accord professionnel du 20 avril 2007 relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie.

Article 1 (1)

Entretien professionnel

En vigueur étendu

1.1. Tout salarié ayant au moins 2 années d'activité dans une même entreprise bénéficie, au minimum tous les 2 ans, d'un entretien professionnel. Cet entretien donne l'occasion au salarié d'exprimer ses projets et souhaits d'évolution, lui permettant ainsi de participer activement à son parcours professionnel. Cet entretien n'est pas un simple entretien sur l'activité du salarié mais constitue une démarche de projection vers l'avenir : l'entretien professionnel a pour finalité de permettre à chaque salarié d'élaborer un projet professionnel à partir de ses aptitudes, de ses souhaits d'évolution, et compte tenu des besoins de l'entreprise. Il appartient à chaque entreprise de faire en sorte que cet entretien puisse être assuré par la personne la plus apte à disposer d'une connaissance précise du salarié et d'une bonne vision des perspectives offertes dans l'entreprise. Il s'agira d'un membre de la hiérarchie, de préférence du responsable hiérarchique direct ou d'une personne des ressources humaines.

1.2. L'entretien professionnel se déroule dans les modalités définies par le chef d'entreprise En tout état de cause, l'entreprise s'emploie à :
- informer les instances représentatives du personnel, dans les délais légaux et lorsqu'elles existent, sur le déroulement et les objectifs de cet entretien, au moins 2 semaines avant son déroulement ;
- informer les salariés sur le déroulement et les objectifs de cet entretien, au moins 10 jours avant son déroulement ;
- réaliser l'entretien dans un lieu adapté, en dehors de toute présence de tiers, et le rémunérer au même titre que du travail effectif ;
- formaliser les conclusions de l'entretien, en particulier les actions de formation envisagées, comme les éventuels engagements pris par l'entreprise, sur un document établi en double exemplaire où le salarié peut inscrire les observations qu'il juge utiles ; un double du document cosigné par les deux parties est remis au salarié.
- Les partenaires sociaux encouragent la direction et l'encadrement à occuper un rôle moteur dans la définition d'actions de formation répondant tant aux besoins de l'entreprise qu'à ceux du salarié ; dans cette perspective, l'encadrement est formé à la conduite de l'entretien professionnel et est informé des dispositifs de formation.
Dans le cas où le chef d'entreprise souhaiterait compléter les modalités prévues ci-dessus, son projet fera l'objet d'une information des institutions représentatives du personnel lorsqu'elles existent. D'autre part, il est demandé à la CPNEFP d'établir une matrice type de l'entretien professionnel, mise à disposition des entreprises.

(1)Article étendu sous réserve de l'application des dispositions des articles L. 122-26-4, L. 122-28-7, alinéa 6, et L. 225-26 du code du travail.